Yazı İşleri Şefliği, İç Hizmetler Müdürlüğünün resmî yazışma, evrak yönetimi ve kurumsal iletişim süreçlerini mevzuata uygun, düzenli ve etkin bir şekilde yürüten idari birimdir. Müdürlüğün faaliyetlerinin kesintisiz olarak sürdürülebilmesi amacıyla kurum içi ve kurum dışı tüm yazışmaların hazırlanması, takibi, kayıt altına alınması, dağıtımı ve arşivlenmesi işlemlerini titizlikle yerine getirir.
Müdürlük bünyesindeki birimlerden gelen talepleri değerlendirerek gerekli resmî yazıları hazırlar, ilgili kurum ve kuruluşlarla yürütülecek yazışmaları koordine eder ve süreçlerin zamanında sonuçlandırılmasını sağlar. Gelen ve giden evrakların elektronik belge yönetim sistemi ile fiziksel kayıtlarını düzenli olarak takip eder, belgelerin güvenli şekilde muhafaza edilmesini ve gerektiğinde hızlı bir şekilde erişilebilir olmasını temin eder.
Yazı İşleri Şefliği ayrıca, İç Hizmetler Müdürlüğünün yürüttüğü faaliyetlere ilişkin olay kayıtlarını düzenli olarak tutar, istatistiksel verileri analiz ederek periyodik raporlar hazırlar ve müdürlük çalışmalarının belgelenmesine katkı sağlar. Hazırlanan raporlar, hizmet süreçlerinin değerlendirilmesi, geliştirilmesi ve kurumsal hafızanın oluşturulması açısından önemli bir kaynak niteliği taşır.
Vatandaşlardan ve üniversite personelinden gelen başvuruların değerlendirilmesi sürecinde de aktif görev üstlenen birim; Genel Sekreterlik Memnuniyet, İyileştirme ve Geliştirme (MİG) Formu, CİMER başvuruları, İç Hizmetler Müdürlüğü elektronik posta adresine iletilen talepler, METUFIX sistemi ile Ramak Kala Bildirim Sistemi üzerinden gelen geri bildirimleri ilgili birimlerle koordineli şekilde değerlendirir. Bu başvurulara ilişkin cevap yazılarını hazırlayarak İç Hizmetler Müdürünün onayına sunar ve onay sonrasında ilgili kişi veya kurumlara zamanında iletilmesini sağlar.
Bunların yanı sıra, müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili bilgi ve belge akışını düzenler, ihtiyaç duyulan yazılı dokümanları hazırlar, arşiv düzenini sağlar ve kurumsal işleyişin etkinliğini artırmaya yönelik idari süreçlere destek verir.
Yazı İşleri Şefliği, tüm bu görevlerinin yanı sıra İç Hizmetler Müdürü tarafından verilen diğer görev ve sorumlulukları da yerine getirerek müdürlük hizmetlerinin planlı, etkin, düzenli ve kesintisiz bir şekilde yürütülmesine katkı sağlamaktadır.